Agent, Companies corporatifs – Sénégal

La Délégation Cluster Pays de la FICR, Dakar, Sénégal, couvre 4 pays, à savoir le Cap-Vert, la Gambie, la Mauritanie et le Sénégal. L’unité des providers généraux comprend les ressources humaines, les funds et l’administration, les applied sciences de l’data (TI) et la logistique. Toutes les unités travaillent en étroite collaboration pour fournir des providers de soutien efficaces basés sur les normes de qualité de la FICR, des critères de coût et de temps compétitifs aux différentes events prenantes à tous les niveaux de la délégation du cluster pays, telles que toutes les équipes de programme, les sociétés nationales partenaires (PNS), y compris celles sous l’accord d’intégration de la FICR , et les Sociétés nationales (SN) au sein du cluster.

Related du directeur des providers généraux, ce poste fournira des providers d’administration, de funds et de ressources humaines au sein du bureau de délégation du groupe de pays et garantira la prestation de providers, garantissant la confiance et la responsabilité avec une tolérance zéro à la fraude et à la corruption.

Administration

Travaillant en étroite collaboration avec le gestionnaire des providers généraux, le titulaire veillera à ce que des providers administratifs efficaces et efficients soient fournis aux utilisateurs/events prenantes du bureau multipays.

• Veiller à ce que tous les providers administratifs demandés soient fournis aux utilisateurs/events prenantes, y compris les Sociétés nationales partenaires intégrées (PNS)
• Assurer une gestion confidentielle efficace de tous les contrats, accords, protocoles d’entente et autres paperwork juridiques
• Assurer la gestion, l’entretien et la propreté des bâtiments de la FICR
• Soutenir un approvisionnement native et efficace
• Soutien à la fourniture d’hébergement et de visas pour le personnel/visiteurs internationaux
• Soutenir la préparation de conférences, de formations et de réunions.
• Soutenir la gestion et l’administration des accords et maintenir un système de classement efficace.

FINANCE:

Route financière

• Fournir des providers de comptabilité ; veiller à ce que les transactions financières soient enregistrées dans les journaux appropriés et publiées chaque semaine dans le système financier (CODA) pour permettre un processus de clôture financière de fin de mois en temps opportun ;
• S’assurer que le contrôle interne de la FICR est maintenu et que les transactions sont valides et conformes aux procédures de la FICR.
• Recevoir les factures des fournisseurs et vérifier la documentation appropriée soumise, vérifier le codage et l’exactitude, et demander l’approbation des responsables du funds, par la suite, effectuer les paiements en temps opportun aux fournisseurs.
• Effectuer un examen mensuel de l’avertissement des bilans ; procéder au rapprochement des comptes créditeurs et des comptes débiteurs de la FICR (avances de travail au personnel et aux Sociétés nationales).
• Assurer la facturation mensuelle des prestations aux Sociétés Nationales Partenaires Intégrées et suivre de près tout écart.
• Préparer et mettre à jour régulièrement les contrats et les paperwork d’engagement et s’assurer que toutes les obligations contractuelles de paiement sont honorées et que toute anomalie est signalée au gestionnaire, Companies corporatifs.
• Superviser les coûts remboursables, analyser la tendance et fournir des conseils et un soutien appropriés au gestionnaire, Companies corporatifs.
• Assurer la gestion d’un système de classement efficace avec un haut niveau de confidentialité.
• Assurer la soumission des états financiers, rapprocher et fournir une explication mensuelle des éléments du bilan.
• Exécutez des rapports d’exception mensuels pour prendre en cost la routine de fermeture de compte.
• Coordonner et travailler avec les Sociétés nationales pour obtenir des rapports financiers conformes aux normes de la FICR.

Trésorerie

• Gérer efficacement les fonds disponibles pour les programmes et les opérations conformément aux politiques organisationnelles et aider à surveiller les soldes des comptes bancaires sur le terrain afin de minimiser les risques de perte
• Gérer les paiements en espèces et bancaires et traiter selon les procédures de la FICR et maintenir des rapprochements mensuels à jour.
• Surveiller la soumission en temps opportun des prévisions par les cooks de projet et préparer des demandes de trésorerie précises et opportunes ;
• Assurer la manufacturing de rapports et la soumission en temps opportun des projets de factures ; y compris l’établissement d’accords d’intégration signés.

Conseils et soutien financier

• Soutenir la préparation des budgets trimestriels et l’examen des coûts de bureau et de providers partagés (SOSC).
• Surveiller toutes les activités financières et signaler tout influence potentiel ou négatif sur les contrôles internes ou la efficiency de la gestion financière.
• Maintenir à jour les connaissances et mettre en œuvre les exigences et réglementations gouvernementales nationales family members aux procédures financières dans le pays.
• Fournir une formation de base, un soutien method et des conseils aux SN, au personnel du programme, aux partenaires et aux responsables du funds en matière de préparation, de suivi, de rapport et de contrôle interne du funds.
• Informer le gestionnaire, Companies corporatifs de toute anomalie financière, fraude et corruption et soutenir la mise en œuvre des recommandations d’audit

RESSOURCES HUMAINES

• Soutenir l’élaboration et l’utility des règlements nationaux du personnel conformément aux lois du travail locales et veiller à ce que tout le personnel respecte les horaires de travail et les procédures de la FICR.
• Promouvoir le cadre de compétences de la FICR pour le recrutement et les déploiements.
• Assurer la liaison avec les avocats locaux si nécessaire, pour la gestion des risques et pour minimiser les responsabilités légales potentielles liées à la gestion des ressources humaines.

Recrutement:

• Superviser un système de recrutement clear et cohérent pour la sélection du personnel et des consultants internationaux et nationaux sur la base de l’évaluation des besoins, de la description de poste / des termes de référence et des cadres de compétences
• Assurer la liaison régulière avec le bureau régional Afrique pour toutes les questions de personnel, par exemple la planification, le recrutement, la sélection, la paperasserie, le bien-être, la santé personnelle, les évaluations, la gestion des performances.
• Fournir un soutien budgétaire approprié pour le recrutement des membres du personnel
• Assurer le calendrier de briefing/débriefing de tout le personnel entrant et sortant ;
• Surveiller les périodes de contrat et traiter les extensions ou les remplacements au besoin.
• Soutenir les homologues des ressources humaines de la NS sur le renforcement des capacités, le partage des connaissances et la mise en œuvre des meilleures pratiques en matière de ressources humaines de la FICR.

Gestion des effectifs des RH :

• Préparer et délivrer les offres approuvées, les contrats, les extensions, les certificats de travail au personnel.
• Maintenir un file personnel complet et confidentiel
• Servir de level focal pour tout le personnel de la FICR pour les questions de RH
• Assurer la liaison avec les supérieurs hiérarchiques pour s’assurer que les descriptions de poste / termes de référence de tout le personnel de la FICR sont régulièrement mis à jour.
• Fournir des rapports opportuns et de qualité à des fins de gestion.
• Fournir une formation à tous les membres du personnel sur le système RH (D365HR)
• Maintenir et mettre à jour les informations sur D365HR
• Assurer la liaison avec les collègues RH de la région et de Genève pour produire des rapports RH et préparer toutes les mesures nécessaires pour la délégation du cluster pays.

Gestion de la paie et des assurances :

• Préparer une paie mensuelle précise et opportune conformément à toutes les lois applicables et assurer la plus grande confidentialité
• Fournir des fiches de paie mensuelles et un certificat de salaire annuel aux membres du personnel, au besoin.
• Fournir tous les paperwork pertinents sur la rémunération et les avantages sociaux, la documentation sur les retenues d’impôt sur les paiements aux membres du personnel pour aider le personnel à déposer les évaluations fiscales individuelles.
• Contribuer aux plans de bien-être du personnel tels que les régimes d’assurance et les plans pour le personnel nationwide.
• Assurez-vous que le calcul des indemnités de licenciement est effectué conformément à la législation du travail locale pour garantir que le provisionnement est effectué dans le système financier.

Efficiency et développement du personnel :

• S’assurer que les évaluations de efficiency et les paramètres d’objectifs sont terminés et organiser des formations et des remises à niveau si nécessaire.
• Suivre et mettre en œuvre les plans de développement du personnel.
• Veiller à ce que le personnel connaisse les politiques de la FICR et ait suivi les formations obligatoires
• Soutenir les opportunités de formation et de développement des capacités du personnel .

Environnement de travail:

• Entretenir un environnement de travail qui permet une efficiency efficace et la conformité aux normes de conduite et de self-discipline établies par la FICR.
• Conseiller et soutenir les supérieurs hiérarchiques sur la gestion de toute faute, le processus disciplinaire et d’autres formes de griefs.
• En session avec le directeur des providers généraux et le chef de la délégation du groupe de pays, assurer la liaison avec les collègues de l’administration pour les activités de renforcement d’équipe.

ÉDUCATION

Diplôme universitaire en finance, audit, RH ou tout autre domaine pertinent et connaissance des logiciels de comptabilité.

VIVRE

• Minimal 5 ans d’expérience en finance/comptabilité et gestion des ressources humaines dans une organisation, une entreprise ou un cupboard d’audit
• Expérience administrative
• Connaître au moins un logiciel de comptabilité et de reporting
• Maîtrise des logiciels RH
• Bonne connaissance des normes comptables internationales et du droit du travail sénégalais
• Expérience de la gestion d’informations confidentielles et des questions de relations avec les employés
• Expérience professionnelle en milieu humanitaire
• Excellente connaissance pratique des ordinateurs (Home windows, tableurs, traitement de texte, comptabilité, functions, e-mail, Web)

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET LANGUES

• Compétences éprouvées en tenue de livres et en comptabilité, y compris la paie, la budgétisation des comptes fournisseurs et les prévisions
• Compétences en formation, mentorat et développement du personnel
• Confiant et persuasif avec la capacité de communiquer avec les employés internes et les associés externes à tous les niveaux
• Solide maîtrise des composants MS Workplace.
• Capacité à travailler sous pression
• Versatile et adaptable aux situations de travail changeantes
• Disposé et succesful de voyager chaque fois que nécessaire à des fins professionnelles
• Expérience en analyse et développement de systèmes
• Français et anglais parlés et écrits couramment

COMPÉTENCES ET VALEURS

Communication; Collaboration et travail d’équipe; Jugement et prise de décision; Société nationale et relations purchasers ; Créativité et innovation; Bâtir la confiance, Maîtrise professionnelle; Orientation vers les résultats et responsabilisation ; Intégrité; Diversité