Coordonnateur Régional des Opérations – Sénégal

TITRE: Coordonnatrice des opérations régionales

ÉQUIPE/PROGRAMME : Opérations du programme

EMPLACEMENT: Dakar (Sénégal) avec déplacement doable dans les bureaux de pays

NOTER: À confirmer

LA DURÉE DU CONTRAT: Deux ans

PROTECTION DE L’ENFANCE :

Niveau 3 : Le titulaire du rôle aura des contacts avec des enfants et/ou des jeunes Soit fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus) ou intensivement (par exemple quatre jours en un mois ou plus ou du jour au lendemain) parce qu’ils travaillent dans des programmes nationaux ; ou visitent des programmes de pays; plus parce qu’ils sont responsables de la mise en œuvre du personnel du processus de contrôle/vérification de la police.

OBJECTIF DU RÔLE :

Le Coordonnateur Régional des Opérations est membre du Département des Opérations du Programme de la WCA. Le however du rôle est de fournir un soutien opérationnel et administratif de base à l’équipe des opérations régionales (principalement le directeur des opérations du programme régional et les deux responsables des opérations régionales), dans la supervision qu’elle a et le soutien qu’elle fournit aux bureaux de pays et aux programmes régionaux. Un tel soutien pourrait impliquer de se rendre dans les bureaux de pays. Il s’agit d’un rôle passionnant pour un praticien d’ONGI débutant à intermédiaire désireux d’apprendre et de contribuer au renforcement de la plate-forme opérationnelle et du travail international du bureau régional de Save the Kids. Le titulaire doit avoir des compétences générales en matière de gestion, de soutien et de supervision de programme.

PORTÉE DU RÔLE :

Rapports à: Responsable Régional des Opérations #1

Gestion de ligne : Responsable Régional des Opérations #2 & Directeur Régional des Opérations du Programme

Dimensions: Save the Kids travaille dans 9 pays en AOC (Burkina Faso, Côte d’Ivoire, RDC, Liberia Mali, Niger, Nigeria, Sénégal, Sierra Leone)

DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ :

Soutien aux opérations du programme

• Fournir un soutien international au directeur des opérations du programme régional et aux responsables des opérations régionales dans leur supervision et la gestion des opérations du bureau de pays et des programmes régionaux, à travers diverses tâches assignées
• Assister aux réunions et aux appels selon les besoins et servir de preneur de notes et de suivi des actions (réunions hebdomadaires sur les opérations, revues mensuelles des projets, réunions avec les directeurs des opérations de programme des bureaux de pays, and so forth.)
• Aide à la rédaction de toutes les communications clés des opérations du bureau régional aux bureaux de pays : mises à jour hebdomadaires de l’état des dépenses, mises à jour mensuelles de l’état des indicateurs de efficiency clés (KPI), and so forth.
• Rassembler, tenir à jour et être le gardien de toutes les initiatives, orientations et outils clés d’amélioration des opérations au sein du département des opérations régionales
• Coordonner avec les autres départements régionaux (finance, chaîne d’approvisionnement, RH, sûreté et sécurité, développement des programmes et qualité) les demandes / besoins de l’équipe des opérations
• Aider à coordonner le démarrage des programmes régionaux et nationaux selon les besoins avec tous les autres départements fonctionnels régionaux et les départements des bureaux de pays
• S’engager dans et examiner les principaux paperwork / rapports des projets et fournir des contributions
• Soutenir le directeur régional des opérations du programme dans la coordination des principaux processus de gestion des risques au niveau régional, tels que la mise à jour, l’examen et la consolidation des plans de gestion des risques des bureaux de pays, les évaluations des risques de détournement de l’aide et les lettres d’assurance au nom du noyau de l’équipe des opérations, et soutenir la manufacturing de rapports de gestion des risques au siège de Save the Kids Worldwide
• Assist sur les processus de recrutement clés des Opérations et servir d’interface avec les RH (filtrage des CV, participation aux panels, and so forth.)
• En collaboration avec les directeurs des opérations de programme des bureaux de pays et l’équipe des opérations régionales, établir et maintenir la liste régionale des abilities des opérations à travers l’Afrique de l’Ouest et centrale
• Aider au processus d’intégration du nouveau personnel de Save the Kids au sein de l’équipe des opérations et de son rôle

Gestion de l’info:

• Assurer une solide coordination avec toutes les fonctions du bureau régional pour faciliter la circulation et le partage d’informations fluides lorsqu’il s’agit de questions opérationnelles
• Diriger le classement et l’archivage des informations à l’aide de Microsoft Groups ou SharePoint
• Contribuer aux rapports régionaux sur les questions opérationnelles (rapports trimestriels régionaux ou tout autre rapport régional jugé nécessaire)
• Recueillir, interpréter et analyser les indicateurs de efficiency clés et les références des bureaux de pays
• Créer et maintenir un file avec tous les paperwork opérationnels clés et servir de dépositaire
• Traduction de paperwork en français ou en anglais

Soutien administratif:

• Soutenir le planificateur général de l’équipe des opérations (visites sur le terrain, formations, ateliers, and so forth.)
• Soutien administratif et logistique (visas, billets d’avion, réservations d’hôtel, transport vers/depuis l’aéroport, per diem, rapprochement des dépenses)
• Faciliter l’approvisionnement en fournitures pour l’équipe d’exploitation

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE :

Essentiel

• Recommandé un minimal de 3 ans d’expérience en gestion de projet dans l’environnement des ONGI/ONG
• Volonté d’apprendre et de s’adapter rapidement à un environnement de travail en évolution rapide
• Excellentes compétences interpersonnelles, de communication et de présentation
• Expérience de la gestion de programme d’ONGI/ONG, du soutien administratif et opérationnel dans un bureau régional
• Solides compétences en gestion de projets liés à des projets de développement organisationnel et à des équipes internationales, interfonctionnelles et intégrées
• Capacité d’analyser des informations, d’évaluer des choices, de réfléchir et de planifier
• Maîtrise du français écrit et parlé et bonne maîtrise de l’anglais
• Maîtrise du pack MS Workplace (Phrase, Excel, PowerPoint, Outlook, Groups)
• Connaissance de l’analyse et de la présentation des données à l’aide de divers helps
• Engagement et compréhension des objectifs, valeurs et principes de Save the Kids, y compris les approches fondées sur les droits

Souhaitable:

• Expérience dans la promotion de la participation des enfants à la programmation, à la conception, à la mise en œuvre et à l’évaluation
• Expérience de travail dans des contextes difficiles et précaires et/ou similaires.
• Capacité et volonté d’être extrêmement versatile et accommodant dans des circumstances de travail difficiles.

Responsabilités professionnelles supplémentaires

Les tâches et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être tenu d’effectuer des tâches supplémentaires dans la limite raisonnable de son niveau de compétences et d’expérience.

Opportunités égales

Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI en matière d’égalité des probabilities et de diversité.

Safety de l’enfance :

Nous devons assurer la sécurité des enfants afin que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflète notre engagement à protéger les enfants contre les abus.

Safety de notre personnel :

Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément à la politique anti-harcèlement de SCI

Santé et sécurité

Le titulaire du rôle est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI.